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はやし会計は中小企業の会計、税務、労務のワンストップ事務所です

TEL. 029-886-4388

〒3000835 茨城県土浦市大岩田931-13

マイナンバー業務委託セキュリティポリシーPRIVACY POLICY

 はやし会計では、個人情報に関する法令およびマイナンバー法(以下特定個人情報に関する法令等という)を遵守します。お客様の大切な個人情報(個人番号を含む)については、漏えいしないように厳密に注意を払います。
お客様の個人情報(個人番号を含む)に関して、税理士法、行政書士法、社会保険労務士法、個人情報の保護に関する法律、番号法等など関連法令を遵守し、以下の通り取り扱います。
特定個人情報基本方針[Word/42.9KB]

特定個人情報の利用目的について

  • 当事務所は顧客から委託された場合の特定個人情報業務(以下本件業務という)につき、本件業務の遂行のためのみ利用するものとし、その他の利用目的には利用しないものとします。 具体的には税理士業務における特定個人情報を付す役所提出書類作成提出代行のため 社労士業務における特定個人情報を付す役所提出書類作成提出代行のためとします。
  • 当事務所は税理士、社労士双方の資格を保有しているため、マイナンバーを付すほとんどの書類作成代行が可能です。(例えば扶養控除等申告書で入手した個人情報番号を雇用保険取得喪失に使用する事が可能です。)第三者への開示は致しません。マイナンバーの情報一元化、特定個人情報第三者開示リスクの最小化、税理士から外部社労士への委託などわずらわしい再委託なしを目標とします。
  • 社労士における年末調整における源泉徴収票などの法定調書作成業務、税理士における労働法令諸法令に関する届出提出は双方禁止されています。当事務所は双方の資格を有しているためすべての業務を実施することが可能です。


安全管理措置

当事務所では、顧客の特定個人情報について、紛失や漏えい等の危険を回避し、安全管理措置を講じるものとします。

  • 特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために基本方針を策定し、取扱い規定を作成しています。
  • 特定個人情報の記録された磁気媒体、書類等につき、個人番号の取得、利用、保存、消去、廃棄などそれぞれの段階の取扱い方法、責任者、事務取扱者、任務内容等を定めます。
  • 当事務所は、当事務所の職員が特定個人情報を取り扱うにあたり、特定個人情報に関する適正な取扱いを周知しそれを徹底するとともに、適切な教育および適切な監督を行います。 
  • 具体的な対策例 @秘密保持義務契約A事業所内からの特定個人情報の目的外利用の禁止 B外部への再委託の禁止C漏えい等事案が生じた場合の委託先の責任D委託契約終了後の特定個人情報の速やかな返却または廃棄D法定保存期限の過ぎた書類の廃棄離職者の特定個人情報の廃棄についての報告義務の徹底E職員についての監督教育H受託先の報告または調査に対応I対応業務システムへの刷新化及び電子データ保存パソコンのセキュリティ強化J裏紙使用禁止シュレッダー及び溶解サービスにより廃棄の際の情報漏えい防止の徹底Fマイナンバーを付す届出は原則電子で実施し、普通郵便での届出をなくします。(やむを得ず郵送の場合は簡易書留とする)G特定個人情報の記載された書類はPC内で、名前と紐対の状態では保存せず施錠できるキャビネットにて紙ベースで保管します。情報の電子化に努め電子格納サーバーはパスワードによる保護措置をとります。Hお客さまの資料のお預かり、預かり資料の提出を電子以外する際には、容易に中身が見られない専用の封筒に入れ厳重に注意を払います。ITKCクラウドによるマイナンバー専用管理業務ソフトの導入(11月)

管理状況の報告・調査

当事務所は、特定個人情報に関する業務の状況について、顧客からの求めに応じ報告をいたします。
顧客から当事務所の本件業務の状況について調査をすることができます。

当事務所が顧客より報告を依頼されまたは調査を受ける場合は、事前に通知または予告の上受けるものとします。

事故発生時の措置

  当事務所が万が一顧客の特定個人情報の紛失や漏えい等の事故を発生した場合には直ちに顧客へ通知するものとし、当該事故による損害を最小限にとどめるために必要な措置を講じるのものとします。
 前項の場合には、発生した事故の再発を防止するためその防止策を検討し顧客と協議の上決定した防止策を当事務所の自らの責任と負担で講じるものとします。
 万が一、当事務所にといて特定個人情報の流出、漏えい等の事故が発生し、甲が第三者より請求を受け、または第三者との間に紛争が生じた場合は当事務所は顧客と話し合いの上、必要に応じて当事務所自らの責任と負担でこれに対処するものとします。

特定個人情報の返還

 当事務所では顧客より本件業務の委託が終了したときは、原則として速やかに顧客より提供された特定個人情報及びその複製物を返還するとともに、磁気媒体に記録した特定個人情報がある場合にはこれを完全に削除し、以後特定個人情報を保有しないものとします。
 


特定個人情報保護に関するお問い合わせ先

TEL. 029-886-488 FAX. 029-886-4389
e-mail. hayashi@tsuchiuratax.jp
林税理士社労士事務所  代表 林 敦子

【様式1】特定個人情報基本方針[Word/42.9KB]

【様式2-1】取扱規程(ひな型)[Word/51KB]

【様式3】取扱規程チェックリスト(サンプル)[Word/43.9KB]

【様式4】事務チェックリスト(サンプル)[Word/45.3KB]

【様式5-1】業務契約書(ひな型)[Word/50.7KB]

【様式5-2】業務契約書附属書類・合意書(ひな型)[Word/47KB]

【様式5-3】特定個人情報の取扱いに関する覚書(ひな型)[Word/46.4KB]

【様式6-1】就業規則(サンプル)[Word/90.4KB]

【様式6-2】誓約書(サンプル)[Word/41.8KB]

特定個人情報ファイル管理簿(サンプル)[Excel/13.8KB]

執務記録(サンプル)[Excel/13.9KB]




バナースペース

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